• QUẢN LÝ EMAIL và LỊCH:
• Quản lý lịch và hộp thư đến email của khách hàng một cách hiệu quả và hiệu quả, thực hiện nhiều tác vụ nhất có thể - chỉ để lại những mục yêu cầu đầu vào trực tiếp của khách hàng
• Điều phối các nhiệm vụ và cam kết của khách hàng để đảm bảo đáp ứng các thời hạn và các ưu tiên được quản lý
• Sắp xếp, quản lý, điều phối và duy trì lịch trình, cuộc hẹn, cuộc họp, sự kiện và sắp xếp việc đi lại của khách hàng
• Thay mặt khách hàng chuẩn bị và gửi thư từ
• Hỗ trợ đi lại (chuyến bay, chỗ ở, v.v.)

• HỖ TRỢ TÀI CHÍNH:
• Quản lý quy trình trả lương cho một nhóm nhỏ (14 người)
• Hỗ trợ các khoản phải trả
• Thực hiện điều chỉnh tài khoản
• Thực hiện đối chiếu thẻ tín dụng

• QUẢN TRỊ VÀ HỖ TRỢ HỌP:
• Xử lý các cuộc gọi điện thoại một cách hiệu quả với sự lịch sự và theo cách chuyên nghiệp và sau đó thực hiện yêu cầu từ người gọi - đây không phải là một dịch vụ trả lời mà là một dịch vụ kích hoạt
• Chuẩn bị chương trình làm việc (bao gồm các mục theo dõi từ những người quản lý khác)
• Ghi biên bản cuộc họp và phân phát những
• Gửi lời mời qua email tới các nhà cung cấp và các đối tác khác
• Hỗ trợ Excel hoạt động khi cần thiết
• Điều chỉnh ngân hàng hàng ngày
• Cập nhật cơ sở dữ liệu và bảng tính của công ty, nếu được yêu cầu
• Tạo tài liệu, mẫu, tờ rơi, đề xuất bán hàng / bản trình bày, theo yêu cầu

• HỖ TRỢ VẬN HÀNH:
• Đảm bảo việc cung cấp dịch vụ thực tế cho khách hàng / khách hàng của khách hàng được thực hiện một cách hiệu quả và kịp thời
• Chuyển dữ liệu từ hệ thống ERP sang MS Excel và Microsoft Power BI
• Phối hợp với khách hàng và nhà cung cấp
• Sử dụng các cổng thông tin trực tuyến để đặt chỗ hàng hóa và tạo nhãn hàng hóa

CÁC NHIỆM VỤ KHÁC CỦA EA:

• Hỗ trợ quản lý sự kiện và hỗ trợ quản lý nhân viên
• Thực hiện nghiên cứu, tập hợp và phân tích dữ liệu để chuẩn bị các báo cáo và tài liệu
• Rà soát các hoạt động, hệ thống và chương trình, khuyến nghị và thực hiện các cải tiến khi cần thiết
• Quản lý nhiều mức độ ưu tiên thay đổi nhanh chóng
• Cung cấp các hỗ trợ khác nếu khách hàng có thể yêu cầu để tạo cho họ không gian chủ động để đưa ra các quyết định quan trọng cho doanh nghiệp của họ.

KINH NGHIỆM CẦN THIẾT:

• Có ít nhất 2 năm kinh nghiệm trong việc hỗ trợ chủ doanh nghiệp hoặc giám đốc điều hành trong năng lực quản trị viên hoặc PA
• Rất thành thạo các ứng dụng của Microsoft như Word, Outlook, Excel
• Có kinh nghiệm tối thiểu 1 năm trong lĩnh vực Tính lương, có kiến thức nền tảng trong việc xử lý các hóa đơn phải trả cho nhà cung cấp / nhà cung cấp (Hỗ trợ khoản phải trả) và hỗ trợ Nhóm khoản phải thu (xử lý hoặc yêu cầu khách hàng thanh toán)
• Kiến thức làm việc về hệ thống ERP và CRM
• Có kiến thức về các công cụ chỉnh sửa cơ bản (ví dụ: Canva hoặc Adobe Apps)

CÁC KHOẢN ĐÓNG GÓP BẮT BUỘC:

• Tinh thông công nghệ với khả năng đa nhiệm vụ và rèn luyện tính linh hoạt, khả năng phán đoán tốt và theo quyết định
• Có giọng nói trung tính và tiếng Anh bằng lời nói và viết xuất sắc, tôn trọng tối đa tính bảo mật và tính nhạy cảm của thông tin
• Kỹ năng tổ chức, quản lý thời gian và dịch vụ khách hàng xuất sắc
• Tư duy chủ động với khả năng làm theo hướng dẫn và làm việc độc lập tốt
• Mức độ chuyên nghiệp cao, chú ý đến chi tiết, độ tin cậy và đạo đức làm việc mạnh mẽ
• Kỹ năng giao tiếp tốt để làm việc hài hòa với một nhóm

Thuận lợi:

• Bằng cử nhân về Tài chính, kế toán hoặc khóa học liên quan
• Kiến thức làm việc về hệ thống trả lương
• Nền tảng trong giao dịch với khách hàng Úc.

Clear đang tìm kiếm một Trợ lý điều hành có năng lực , người sẽ giúp khách hàng của chúng tôi thúc đẩy doanh nghiệp của họ phát triển. Chuyên gia xuất sắc này sẽ cho phép khách hàng của họ tập trung vào việc thực hiện chiến lược kinh doanh của họ, tin tưởng rằng Trợ lý điều hành (EA) sẽ hỗ trợ họ tổ chức ngày làm việc của họ, giúp các dự án tiếp tục tiến triển và thực hiện các hành động quyết định khi cần thiết. EA mà chúng tôi đang tìm kiếm là tự động viên, làm việc tận tâm, linh hoạt và có tổ chức.

Vai trò và Cơ hội

Vai trò của Trợ lý điều hành là cung cấp cho khách hàng tại Úc của chúng tôi một loạt các nhiệm vụ hỗ trợ hành chính. Đó là việc giúp khách hàng của chúng tôi tập trung vào việc phát triển doanh nghiệp của họ, thay vì bị cuốn vào những thứ phiền nhiễu trong ngày - quá nhiều email, quá nhiều cuộc gọi, quá nhiều nhiệm vụ có giá trị thấp, tác động thấp.

Vai trò này là cơ hội cho một chuyên gia có tay nghề cao và khả năng thích ứng cao đóng một chức năng quan trọng trong một doanh nghiệp đang phát triển. Các nhà lãnh đạo của doanh nghiệp cần được hỗ trợ để cho phép họ tập trung vào sự tăng trưởng và phát triển của tổ chức, đồng thời giải phóng họ khỏi những nhiệm vụ và nghĩa vụ thường ngày hiện đang xa rời trọng tâm đó.

Đó là vai trò của một Trợ lý điều hành với cách tiếp cận 'có' đối với cuộc sống. Vai trò này phù hợp với những người có thể chuyển đổi giữa các loại nhiệm vụ khác nhau và đáp ứng các yêu cầu thay đổi của một ngày nhất định. Sự tin tưởng là bắt buộc đối với khách hàng: họ cần có thể tin tưởng EA để đảm nhận vai trò này và cung cấp cho họ sự hỗ trợ cần thiết - đưa ra các giải pháp và ý tưởng, thể hiện sáng kiến và đưa ra đề xuất.

Hiện đang là nơi làm việc từ xa hoặc làm việc tại nhà (WFH) do đại dịch.

Rõ ràng cung cấp:

• Bộ PC có bảo hiểm chi phí vận chuyển
• Trợ cấp Internet hàng tháng
• Khuyến khích chuyên cần
• Trợ cấp tiền điện hàng tháng